Een van de onderwerpen die vaak ter sprake komt als ik klanten spreek is dossiervorming. Het blijkt nog niet zo eenvoudig te zijn een proces rondom dossiervorming effectief in te richten met standaard SharePoint-functionaliteiten. Toch is die behoefte groot. Denk maar eens aan klachtenprocedures, onderzoeken die worden gedaan, meldingen die binnenkomen via de website of gemeentelijke aangelegenheden zoals een bezwaar tegen huurverhoging.
Snel en effectief aan de slag
Luisteren, dat kunnen wij heel goed. Dus met deze input zijn we aan de slag gegaan. Samen met een klant hebben we ons helemaal ondergedompeld in het onderwerp. Met Dossier Hub hebben zij een basis neergezet waar meerdere klanten snel en effectief mee aan de slag kunnen.
Met de kracht van Make
Dossiervorming vindt bijvoorbeeld plaats rondom een cliënt, onderwerp of case. Het gaat om het opslaan van informatie en documenten volgens een bepaald proces. Dat is tegelijkertijd ook het complexe stuk om in SharePoint Online of in een ander standaardproduct in te regelen. Elke organisatie heeft namelijk een eigen proces. Dossier Hub maakt het mogelijk om elk proces met een aantal configuratiestappen in te richten en later uit te breiden. Ook onze functionele consultants hebben zich in het onderwerp verdiept om de klant beter te kunnen begrijpen. Zo kan de vertaling van het proces naar SharePoint Online efficiënt plaatsvinden.
Alles op een centrale plek
Hoe verschillend bedrijven en processen ook zijn, een aantal dingen zien we altijd terugkomen bij dossiervorming. Het dossier kan geïnitieerd worden via verschillende kanalen. Dat kan een melding via de website zijn, maar ook een telefoontje of persoonlijk contact. Wat we regelmatig zien dat er een integratie is met LOB-applicaties zoals Dynamics 365 Business Central, AFAS of SAP. Vervolgens moeten processtappen worden doorlopen. Per stap horen er verschillende acties en gegevensuitwisseling plaats te vinden. Elke stap genereert een taak voor een of meerdere personen. Bij elke stap kunnen standaard e-mails of documenten horen. Dossier Hub bevat daarom een eenvoudige manier om documenten of e-mails te genereren. Zo borgen we dat de juiste informatie tijdig verstuurd wordt.
Persoonsonafhankelijke behandeling van dossiers
Omdat de informatie centraal beschikbaar wordt gesteld, kunnen de dossiers door de bevoegde medewerkers behandeld worden. Hierdoor hebben alle behandelaren van een dossier altijd toegang tot actuele informatie, de dossierstatus en een gepersonaliseerd dossieroverzicht. Om aan regel- en wetgeving te kunnen voldoen, wordt er ook een log bijgehouden en kunnen bewaartermijnen voor o.a. documenten worden ingesteld. Zo kan altijd teruggezocht worden wie wat wanneer heeft gedaan.
Meer weten?
Wij blijven luisteren naar de wensen van onze klanten. Wil je nu al meer weten over Dossier Hub? Dan ben je natuurlijk van harte welkom voor een kop koffie of thee bij ons in de Caballero Fabriek in Den Haag. Bel even met 070 – 820 02 31 of neem contact op via het contactformulier en we regelen een afspraak!
The post Soepele dossiervorming dankzij Dossier Hub appeared first on Mavention.