Onlangs introduceerden we het Collaboration Maturity Model. Met dit model willen we organisaties helpen bij het vraagstuk ‘Wat gebruik ik wanneer in Office 365?’. In het model maken we onderscheid tussen drie archetypen van organisaties en teams. Dit is de eerste blog uit de reeks van drie, waarin we per archetype inzicht geven welke bouwblokken je het beste kunt gebruiken. De drie archetypes die wij in de reeks beschrijven zijn:
- Formele & documentgedreven teams en organisaties
- Open & communicatiegedreven teams en organisaties
- Dynamische & netwerkgedreven teams en organisaties
Wat typeert dit type teams en organisaties?
Formele & document gedreven organisaties zijn hiërarchisch. Ze hebben de typische ‘hark’ structuur met meerdere managementlagen. Ze zijn sterk gericht op stabiliteit en beheersbaarheid. Vaak zijn het grote organisaties maar dit hoeft niet per se. Een kleinere organisatie die hiërarchisch en traditioneel is ingericht, past ook binnen dit archetype. Er heerst een formele cultuur waarbij er een duidelijke rolverdeling geldt. Medewerkers richten zich over het algemeen op hun eigen inzet en werkzaamheden; er wordt veel taakgedreven gewerkt. Dit in tegenstelling tot de andere twee archetypen waar de focus meer op het organisatie-brede resultaat ligt. Door de hiërarchische structuur stroomt communicatie van boven naar beneden in de organisatie. Medewerkers lager in de organisatie worden minder betrokken bij besluitvormingsprocessen en hebben weinig invloed op het proces. Feedback en initiatieven vanaf de werkvloer komen vaak niet door of stranden in een van de managementlagen.
In de praktijk zien we dat deze organisaties en teams erg gehecht zijn aan e-mail. Zowel in één op één communicatie als in groepen. Mensen vallen terug op e-mailen omdat er geen goede alternatieve tools zijn, maar vaak ook omdat het hoger management de waarde van sociale tools (nog) niet inziet.
Keuze voor Office 365
De keuze om met Office 365 te werken wordt binnen dit archetype veelal geïnitieerd vanuit de IT afdeling. Meestal is de keuze ingegeven vanuit financieel oogpunt of vanuit een doelstelling voor verbeterde beveiliging of het verkleinen van het applicatielandschap. IT heeft behoefte aan beheersing en controle, wat ervoor zorgt dat de IT afdeling het beleid rondom Office 365 actief afdwingt en centraal toepast. Kennis bij de businessafdelingen over de mogelijkheden van het Office 365 platform zijn meestal beperkt. Businessoplossingen worden veelal gebaseerd op SharePoint (online) functionaliteit en zijn vaak document- of dossiergedreven.
Adoptie is bij dit type organisaties veelal gericht op het geven van trainingen waarbij de nadruk ligt op het uitleggen welke knoppen waarvoor bedoeld zijn. Doordat businessafdelingen weinig kennis hebben van de mogelijkheden die het Office 365 platform biedt voor hun eigen business is de adoptie om met het platform te werken laag. Door afdelingen meer kennis te geven in de mogelijkheden van het platform en afdelingen zelf met voorstellen voor efficiënte oplossingen te laten komen worden de eindgebruikers actief betrokken en wordt de adoptie van het Office 365 platform als geheel enorm vergroot.
Wat gebruik je wanneer?
Bij de introductie van het collaboration maturity model beschreven we al dat er in Office 365 verschillende manieren zijn om hetzelfde te bereiken. Zo kun je als team bijvoorbeeld kiezen voor een SharePoint-site, een Microsoft Team of een Outlook Group om samen te werken. Maar wat kies je? Wij hebben daarom de drie archetypes opgesteld en gekeken welke apps het beste aansluiten.
We plotten in onderstaande figuur de apps die wij gebruikt zien worden rondom samenwerking binnen formele & documentgedreven teams en organisaties. Op de horizontale as is de grootte van de doelgroep weergegeven; van individueel tot organisatie(breed). De verticale as geeft de mate van vluchtigheid weer; van permanent tot ad hoc. Per archetype zal onderstaande figuur verschillen. Je zult er andere apps in zien terugkomen en ook de grootte van de blokken zal anders zijn.
Individueel
Binnen dit archetype wordt geleefd en gewerkt vanuit de inbox. Hoewel e-mail een gewaardeerd medium is, ervaren veel medewerkers de hoeveelheid ervan als stressvol. De e-maillast kan een stuk verminderd worden met het inzetten van OneDrive en Skype. Voor ad hoc en vluchtige afstemming is Skype een logischer plek dan e-mail. Je kunt er realtime communiceren en berichten worden per conversatie gebundeld. Daarnaast zorgt de aanwezigheids-assistent binnen Skype ervoor dat je weet of iemand beschikbaar is. Is chatten toch niet voldoende, dan start je in één klik een audio of video gesprek. OneDrive als vervanger van de persoonlijke schijf helpt ook bij het verminderen van e-mail. Medewerkers hoeven door OneDrive geen e-mail attachments en verschillende versies meer rond te mailen. Je stuurt iemand de link naar jouw document en werkt altijd samen in de laatste versie. Uiteindelijk wordt er door het inzetten van Skype en OneDrive niet minder gecommuniceerd, maar vindt communicatie op een andere meer logische manier plaats.
Team/groep/afdeling
Binnen dit archetype is samenwerking in teams, groepen én afdelingen vooral gefocust op documenten maken en relatief weinig op ‘conversaties’ en ‘kennis’ delen. Er is veel behoefte aan structuur en de inrichting van rollen en rechten. Daarnaast zijn er veel fase-georiënteerde processen waarbij formulieren, registraties, aanvragen langs verschillende teams en afdelingen gerouteerd worden. IT beleid is gericht op het beheren van, en het grip houden op de uniformiteit en groei van teamsites (projectsites, afdelingssites, e.d.). Nieuwe features zoals Microsoft Teams en Groups, waarin heel informeel wordt gecommuniceerd en er weinig grip en controle uitgevoerd kan worden past hier bijvoorbeeld niet.
We adviseren daarom om een aantal standaard team/afdelingstemplates binnen SharePoint te maken waar medewerkers uit kunnen kiezen. Denk aan een projectmanagement site, een afdelingssite en een kennissite. Hierdoor is er eenduidigheid binnen de samenwerkingsruimtes en heb je als organisatie grip op de indeling. Een site provisioning tool waarmee op basis van vooraf gedefinieerde templates telkens dezelfde teamsites aangemaakt kunnen worden helpt hierbij. Door vervolgens ook beleid in te stellen om teamsites te kunnen archiveren houdt de IT afdeling volledige controle over de levenscyclus van teamsites.
Skype meetings zijn een mooie aanvulling voor de meer ad hoc afstemming. Medewerkers die zich op verschillende locaties bevinden kunnen via de chat vragen aan elkaar stellen en middels online meetings hebben zij minder reistijd. Daarbij kun je wanneer nodig ook externen in de meetings uitnodigen.
Organisatie
In dit archetype zie je geregeld dat er een communicatieafdeling is die nieuwsberichten maakt en publiceert. Deze afdeling wil graag nieuws publiceren via een centrale plek. Meestal is het reageren en liken op de nieuwsberichten niet mogelijk en als de mogelijkheid er wel is, doen medewerkers dit nog nauwelijks. Voor dit archetype adviseren we daarom te kiezen voor een intranetachtige omgeving op SharePoint. Een startpagina vanuit waar mensen doorklikken naar organisatie informatie als communicatie, HR, en selfservice. Daarbij zien we steeds vaker dat er minder informatie op het intranet gepubliceerd wordt. Het intranet wordt meer een portaal dat ingang biedt naar verschillende (self) service tools zoals een eHR module.
Ook wordt in veel organisaties van dit archetype geëxperimenteerd met sociale tools zoals Yammer. Vaak met wisselend succes. Organisaties die Yammer ‘aanzetten’ en vervolgens hopen (of verwachten) dat het direct opgepakt wordt zien dat dat niet werkt. Organisaties die voor specifieke communities en samenwerkingsverbanden tussen afdelingen Yammer inzetten om kennis te delen en daarbij ‘voorlopers’ aanwijzen die tijd en aandacht krijgen om de Yammer feed levendig te houden zien in dat de productiviteit verbetert. De kennis die gedeeld wordt is eenvoudig terug te halen en er worden onverwachte verbindingen gelegd waar de organisatie van profiteert.
Van experimenteren kun je leren
Organisaties in dit archetype kunnen vaak winnen aan productiviteit door in kleine initiatieven met nieuwe tools te gaan werken en door ambassadeurs of key users binnen businessafdelingen bekend te maken met de mogelijkheden van het platform. Door kleine teams te laten experimenteren met de mogelijkheden ontstaan niet alleen oplossingen die de business productiever laten werken, maar het bevordert ook de betrokkenheid en de adoptie om met het Office 365 platform te werken.
In de volgende blog gaan we hier verder op in wanneer we naar het archetype van de “open en communicatiegedreven teams en organisaties” kijken. Heb je in de tussentijd al vragen of opmerkingen? Mail dan met: floor@mavention.nl of lennard@mavention.nl.
The post Formele & document gedreven teams en organisaties appeared first on Mavention.