Nut en noodzaak van digitale transformatie

Naast de beleving van de klant zijn het ook de producten zelf die een transformatie ondergaan. Denk bijv. aan een koelkast die weet hoeveel melk er nog is. Maar ook producten zonder stekker kunnen een digitale transformatie ondergaan. Als voorbeeld haalde ik de Sikkens visualiser app aan. Deze app maakt het mogelijk om de kleur van verf te visualiseren op de muren in je eigen woonkamer. Je kunt zelfs een kussentje op je bank gebruiken als kleur op je muur.
 
Na de vernieuwing van producten komt de optimalisatie van de processen in een organisatie aan bod. Met digitalisering worden in de afgelopen decennia al veel processen optimaler gemaakt. Met digitale transformatie moet je een stap verder denken. Wederom niet alleen in de meest voor de hand liggende organisaties en branches maar bijvoorbeeld ook in industriële organisaties. Neem het voorbeeld van het proces van ongediertebestrijding in een productiehal. In de afgelopen 10 jaar is het proces van het controleren en registreren van muizenvallen een stuk productiever geworden. Een controleur kan nu zelfs met smartphone of tablet zijn ronde lopen om direct te registreren waar er ongedierte gevonden wordt. Maar wat als de muizenval nu eens zelf meldt dat er een muis gevangen is. Een IoT muizenval die zelf een trigger geeft waarmee vervolgens automatisch een digitale (SharePoint) lijst wordt ingevuld.

Naast het transformeren van de processen in een organisatie is het verbeteren van de productiviteit van medewerkers het vierde gebied rondom digitale transformatie. Het Office 365 platform biedt voor veel organisaties standaard al veel productiviteitsoplossingen voor medewerkers. De gemakkelijkste productiviteitswinst voor medewerkers is te behalen wanneer administratieve handelingen rondom het aanvragen en registreren eenvoudiger wordt gemaakt. Denk hierbij aan een activiteitenbegeleider die direct na een activiteit een registratie van de activiteit vastlegt via zijn smartphone. Dit in plaats van ’s avonds thuis nog te moeten inloggen en de registratie in een systeem te moeten invoeren. Of neem het indienen van declaraties. Bonnetjes moeten scannen en als bijlage van een declaratie-sheet maandelijks moeten versturen naar de afdeling administratie kan slimmer. Registreer in 20 seconden het bonnetje van bijv. een lunchafspraak direct in een app, door een foto te nemen van het bonnetje, en verstuur deze direct of eens per maand naar de financiële administratie.

Allemaal voorbeelden van slimme IT-toepassingen waarmee het nut van digitale transformatie zichtbaar wordt. Maar hoe zit het dan met de noodzaak om dit te doen. In mijn presentatie ging ik in op de druk die grote organisaties voelen om hiermee aan de gang te moeten gaan. Uit een onderzoek kwam naar voren dat er drie belangrijke redenen zijn waarom organisaties zich met digitale transformatie bezig moeten houden:
• Klanten. Organisaties voelen de druk vanuit hun klanten om hun producten en het proces van bestellen en bezorgen zo optimaal en klantvriendelijk mogelijk te maken. Of zoals CoolBlue het omschrijft “Alles voor een glimlach”;
• Concurrenten. Organisaties zien dat concurrenten bezig zijn producten en processen te transformeren. De huidige IT trends maken het zelfs mogelijk dat er nieuwe concurrenten opstaan uit onverwachte hoek. In de autowereld komen opeens IT giganten om de hoek kijken;
• Medewerkers. Organisaties voelen de druk om te moeten transformeren vanuit de eigen organisatie, namelijk via de medewerkers. Het gaat hier om de jonge en nieuwe medewerkers. Millenials willen niet in organisaties werken waar processen en systemen sterk verouderd zijn. Zij zijn gewend om digitale technieken te gebruiken en willen alleen werken bij een werkgever die daar ook mee werkt.

 

Als dan zowel het nut als de noodzaak er is om met digitale transformatie aan de slag te gaan, wat houdt ons dan nog tegen? Hierbij zie je dat organisaties, en zeker de grote organisaties, last hebben van de hoeveelheid en complexiteit van hun IT- en applicatielandschap. In de afgelopen decennia zijn er ontzettend veel IT applicaties ontwikkeld. De oudste systemen zijn vaak de meest complexe die ook nog eens rondom het primaire proces draaien. Niet alleen gaat een groot deel van het budget naar het onderhoud van die systemen, ze zijn dermate complex en verouderd dat echte digitale transformatie vrijwel alleen mogelijk is door afscheid te nemen van diezelfde systemen. Geen makkelijke beslissing. Vervolgens komt de vraag rondom security en mobility op. Leuk dat onze telefoons, horloges, koelkasten en muizenvallen zijn aangesloten en ons tijdwinst opleveren, maar hoe zorg ik ervoor dat de toegang en veiligheid rondom al die apparaten gewaarborgd is? Dit gaat verder dan alleen de veiligheid van de eigen IT-systemen. En dan speelt ook de menselijke factor een rol. Hoeveel beroepen worden er mogelijkerwijs met uitsterven bedreigd: pizzabezorger, pakjesbezorger, invoerder van declaraties, controleur van muizenvallen. Digitale transformatie grijpt diep in op hoe processen in organisaties worden vormgegeven.

Een succesvolle start met digitale transformatie vereist twee uitgangspunten: ‘Maak gebruik van een (cloud) platform dat een basisarchitectuur biedt’ en ‘Denk groot, maar begin klein’. De technieken die gebruikt worden in digitale transformaties zijn voor heel veel organisaties nieuw, vereisen andere kennis en zijn continu aan verandering onderhevig. Een platform dat zorgt voor de verbinding tussen verschillende systemen en ook nog zorgt voor de security en authenticatie van zowel de gebruikers als de apparaten, is een must-have. Het Microsoft Azure en Office 365 platform geeft organisaties die van start gaan met digitale transformatie een enorme voorsprong.

Begin met dit platform vervolgens niet direct met de transformatie van het meest complexe proces of product, maar start met een klein onderwerp waarmee relatief veel winst te behalen is. Denk hierbij aan een registratieproces of administratief proces waarbij mensen nu periodiek een applicatie moeten opstarten om iets te registreren of administreren. En waarbij een mobiele app dit proces veel gemakkelijker zou maken. Als laatste nog twee voorbeelden van slimme apps die we gebouwd hebben volgens dit principe. Een activiteiten-registratie-app waarmee activiteitenbegeleiders van CJG de registratie van een activiteit voortaan in 10 sec in plaats van 3 min. doen. En de door Mavention zelf ontwikkelde declaratie app waarmee je voortaan zonder geknoei met bonnetjes eenvoudig je declaraties aanmaakt, beheert en op tijd verstuurt.

Heb je vragen over dit of een ander onderwerp? Neem dan contact met ons op via: marketing@mavention.nl of bel naar: 070-8 20 02 31.